Van klappers met Excellijsten vol inspectiedata naar digitale inspecties en nu naar een integraal programma. Pim Hillen is groenbeheerder van de gemeente Peel en Maas en heeft het bomenbeheer in de afgelopen 12 jaar flink zien veranderen. Nu is het dus tijd voor de volgende stap: Strategisch Bomenbeheer. Tijdens de implementatie van het programma volgen we Hillen en de gemeente op de voet.

Hillen is samen met Arno Linssen verantwoordelijk voor het beheer van al het groen in de gemeente. De bomen, ‘hun’ bomen, die kennen ze op hun duimpje en zo was het bomenbeheer ook georganiseerd. “Wij werkten pragmatisch. Waar waren we vorig jaar ook al weer geweest? En waar gaan we dit jaar aan de slag? Onze werkwijze zat in onze hoofden”, vertelt Hillen. “We hadden behoefte aan een duidelijk plan en een duidelijke visie. Ons beheer kon en moest professioneler. Wij hadden hier ook ideeën over. Maar om dit zelf te organiseren, dat is lastig en daarbij ontbrak het ons aan tijd. Bomenwacht Nederland was voor ons de ideale partij om een professionaliseringsslag te maken”, vult Linssen aan. Het programma Strategisch Bomenbeheer voldoet aan hun behoefte aan structuur, een uniforme werkwijze én een uniform snoeibeeld.

Pilot

Tijdens een pilot konden ze even proeven aan het programma, aan de structuur en aan de manier van werken. Het beviel zo goed dat de heren er al snel over uit waren, dit is waar ze naar op zoek waren. “Het programma implementeren kost geld. Maar we weten ook dat de investering zich binnen afzienbare tijd terug verdient”, vertelt Hillen. Eerlijk is eerlijk, het is niet het argument wat de Raad overtuigde. “Ons areaal was door nieuwe woonwijken de afgelopen jaren met zo’n 5% uitgebreid, maar ons beschikbare budget voor het groenbeheer groeide niet mee. Een goed argument voor budgetuitbreiding, zo vonden wij.” En zo was het.

Ze zijn gelijk  van start gegaan: bestekken zijn geschreven, aanbestedingen lopen en er zijn veel verschillende sessies georganiseerd om de neuzen van de betrokkenen 1 kant uit te laten wijzen. Voor Hillen gaat het werk straks echt beginnen. Een belangrijk aspect van het programma is dat iedereen dezelfde taal spreekt, iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht en dat de trein van acties op tijd blijft lopen. Het is de rol van de ketenregisseur om dit te bewaken en te stroomlijnen. Hillen gaat deze rol op zich nemen.
Pim Hillen, groenbeheerder gemeente Peel en Maas 

Wat verwacht hij van zijn rol als ketenregisseur?

“Je bent een procesbewaker. Er zijn veel verschillende collega’s en partijen betrokken bij het bomenbeheer. Dit moet aangestuurd gaan worden. Ik denk dat er eigenlijk weinig mis kan gaan. Alle stappen uit het programma zijn zo goed vastgelegd, zo goed beschreven en geborgd dat iedereen weet wat hij moet doen. Alle betrokkenen staan ook vierkant achter de keuzes die we samen hebben gemaakt, de keuze voor Strategisch Bomenbeheer dus. Het is ook de kracht van het programma om iedereen mee te nemen in het proces, zo wordt het een proces van ons allemaal.”

Uitdagingen

Ondanks de heldere procesbeschrijving blijven er altijd uitdagingen voor een ketenregisseur. “Iedereen binnen boord houden is er zo eentje. Het programma is een keten van verschillende schakels. Zo is er bijvoorbeeld iemand verantwoordelijk voor het gegevensbeheer. Als hij of zij de mutaties niet op orde heeft, niet op tijd heeft verwerkt, dan heeft dit weer gevolgen voor de volgende stap in het proces. Natuurlijk ga ik mijn best doen om dit te voorkomen. Een andere uitdaging is misschien de buitendienst. Hoewel zij echt achter het programma staan, denk ik dat het voor hen wel wennen is dat ze digitaal moeten registeren, dat ze onderdeel uitmaken van een programma. Ze willen met hun vak, bomen snoeien, bezig zijn. Maar ook dit komt goed. Ik ga ze regelmatig meenemen in besluitvormingssessies bijvoorbeeld. Zo krijgen ze beter gevoel van waarom ze doen wat ze moeten doen en wat de toegevoegde waarde is van het digitaal registreren.”

Maar het allerbelangrijkste is volgens Hillen communiceren, leg de knelpunten op tafel. “Houd de lijntjes kort, respecteer elkaar en werk goed met elkaar samen”, besluit Hillen.

Over een paar maanden blikken we met Pim Hillen terug. Zijn de verwachtingen uitgekomen? Hoe loopt het programma binnen gemeente Peel en Maas? En zijn er al resultaten van het programma prijs te geven? Deze en vele andere vragen komen aan bod.