Meer werkplezier, betere samenwerking, de gegevens op orde én ook nog geld overhouden: een utopie? De gemeente Capelle aan den IJssel ervaart het zelf. Dankzij Strategisch Bomenbeheer zit het bomenbeheer in de lift. “We zetten de schouders er samen onder”, vertelt Sandor Alink, leidinggevende van de buitendienst in de gemeente Capelle aan den IJssel.

Verantwoordelijk?!

Zo’n drie jaar geleden zag de wereld er voor Alink en zijn collega’s wel anders uit. “De samenwerking tussen de mannen die buiten aan het werk zijn en de mensen binnen op de Gemeentewerf, bijvoorbeeld van databeheer, verliep niet vlekkeloos”, vertelt Alink. Johan van Zijl, groenbeheerder van de gemeente, vult aan: “Wie is waar verantwoordelijk voor? In onze werkwijze waren teveel onduidelijkheden”.

Databeheer onvoldoende op orde

“Het databeheer was onvoldoende op orde en we hadden de mensen niet om een boomveiligheidscontrole en onderhoudsinventarisatie uit te voeren. En zo werd het systeem en ook de gegevens niet bijgehouden. Achteraan in dit proces merkte ik dat ik geen goede antwoorden kon geven op vragen van bijvoorbeeld collega’s over de toestand van de bomen. Want tja, als het ene gegeven niet juist is, wie zegt dat het andere dan wel te vertrouwen is?”, vertelt Van Zijl. Alink geeft een concreet voorbeeld: “Volgens de beheergegevens was het plantjaar van een boom 1974. Deze informatie klopte niet. Op die plek was twee jaar geleden een nieuwe boom aangeplant maar deze gegevens waren niet in het beheersysteem gemuteerd.”

Efficiencyslag

Het inzicht was er. Eerst het databeheer op orde brengen, want dat is de basis. Met de juiste gegevens kun je het werk goed doen. Van Zijl legt uit: “Daar waren we het intern wel over eens. Samen, met de verschillende betrokken afdelingen, hebben we een poging gewaagd. Maar het lukte onszelf niet om het databeheer naar een hoger plan te tillen. Het was een signaal: we moeten iets doen, maar dit kunnen wij niet alleen. Hier hebben wij hulp bij nodig.” Zo kwam Bomenwacht Nederland in beeld. Alle bomen in de gemeente werden door hen geïnventariseerd, dat was een belangrijk begin. Bomenwacht Nederland zag voldoende mogelijkheden voor een efficiencyslag en attendeerde de gemeente op het programma Strategisch Bomenbeheer. Een programma dat geschikt is om de organisatie van het bomenbeheer te analyseren en vervolgens te optimaliseren, door op alle niveaus (strategisch, tactisch en operationeel) de juiste verbanden te leggen. Processen worden op deze manier efficiënter en effectiever gemaakt en er komen middelen vrij die ingezet kunnen worden voor méér kwaliteit van de bomen.

Johan van Zijl en Sandor Alink van gemeente Capelle aan den IJssel 

Veel veranderd

Drie jaar later is er veel veranderd in Capelle aan den IJssel. Alink en Van Zijl spreken én zien elkaar vaker. De voormalige afdelingen Beheer en Uitvoering maken onderdeel uit van de Afdeling Stadsbeheer, dat zich bezig houdt met het beheren en vernieuwen van de buitenruimte in de stad. Beide afdelingen zijn te vinden op de Gemeentewerf. “Er is nauw contact tussen de verschillende disciplines. We zitten in één gebouw en kort op elkaar”, vertelt Van Zijl. Alink vult aan: “Met Strategisch Bomenbeheer en het IBVU-model (inventariseren, besluitvorming, voorbereiding, uitvoering) is duidelijk geworden wie waar verantwoordelijk voor is. We spreken dezelfde taal. Tijdens verschillende sessies, waarbij iedereen aanwezig was, hebben we gezamenlijk afspraken gemaakt over de rolverdeling en de bijbehorende taken van de afdelingen. Het oneindige vingerwijzen naar elkaar is gelukkig verleden tijd. En weet je, vreemde ogen dwingen ook. Waar wij zelf nauwelijks in de gelegenheid kwamen om de organisatie te wijzigen, lukte het Bomenwacht Nederland zonder al te veel moeite.”

Juiste informatie

“Voor mij is het belangrijk dat ik nu met zekerheid kan zeggen dat het bomenbeheer in de stad veilig is. Met gegevens die kloppen kan ik altijd de juiste informatie geven. En dat is heel belangrijk bij vragen die we vanuit de stad krijgen met betrekking tot aansprakelijkheid”, vertelt Van Zijl. De gemeente Capelle aan den IJssel werkt, volgens de visie van Strategisch Bomenbeheer, in een cyclus van drie jaar. Elke boom krijgt elke drie jaar een uitgebreide inventarisatie. “We communiceren met de Capellenaar heel duidelijk waar we als Stadsbeheer aan de slag gaan, waar we gaan snoeien, welk gebied we dit jaar aanpakken”, vertelt Alink. Van Zijl: “Daarmee werk je planmatiger en dit heeft ook financieel weer voordelen”.

Over drie jaar en dan…

Dat de heldere rollen en verantwoordelijkheden goed ingebed zijn binnen de afdeling Stadsbeheer in Capelle aan den IJssel blijkt wel als er in toekomst gekeken wordt. “Over drie jaar kan de gemeente echt niet meer om Stadsbeheer heen”, zegt Alink. Van Zijl bekijkt de toekomst vanuit de beheerderskant: “Over drie jaar voeren alle betrokken collega’s hun taak volledig zelfstandig uit. En met één druk op de knop heb ik de juiste informatie zodat de collega’s van de buitendienst efficiënt aan de slag kunnen.”

Laten we over drie jaar nog eens terug gaan…