In gemeentelijk bomenbeheer lopen veel verschillende processen naast elkaar en dan zijn er snel losse eindjes. Bomenwacht Nederland kreeg de vraag vanuit een gemeente om inzichtelijk te maken hoe deze processen, over de volle breedte, nu zijn ingericht. Mét daarbij concrete handvatten voor verbetering. Het resultaat ligt er inmiddels, in de vorm van een optimalisatiescan. Programmamanager Rick van Wageningen is trots op het resultaat: “Zo’n scan zou voor veel gemeenten heel zinvol zijn”, zegt hij. “Het laat heel helder zien waar je staat en wat je als gemeente nog verder kunt ontwikkelen.”

Vormgeven van de beheercyclus

Het efficiënt en planmatig inrichten van het bomenbeheer: dat is waar Bomenwacht Nederland voor staat en waar wij sterk in zijn. Zo timmeren wij al jaren aan de weg met ons programma Strategisch Bomenbeheer: een overzichtelijke werkmethode waarin alle facetten van het bomenbeheer een heldere plaats krijgen.

Met dit programma begeleiden en ondersteunen wij steeds meer gemeenten bij het vormgeven van hun beheercyclus. “We hebben goed in beeld welke elementen en stappen belangrijk zijn om een bomenproces goed en efficiënt in te richten”, vertelt Rick. “Die ervaring hebben wij nu voor het eerst ingezet via een andere aanvliegroute. Wij hebben de huidige werkwijze en processen in de gemeente als het ware gespiegeld aan ons programma Strategisch Bomenbeheer. Dat geeft een goed beeld van zowel de organisatorische en instrumentele mogelijkheden om als gemeente het bomenbeheer te kunnen optimaliseren.”

Duidelijke visie

Het programma Strategisch Bomenbeheer is ontstaan vanuit een duidelijke visie. “Het doel is helder”, zegt Rick, “hoe kun je als gemeente je strategie op een goede manier tot uitvoering brengen? Onze eerste stelregel is daarbij: de basis is op orde. Die stelregel hebben we uitgewerkt in 4 basiselementen.

Ook de optimalisatiescan hebben we opgebouwd volgens deze 4 elementen. Per element zijn we gaan kijken: hoe is het bomenproces ingericht? Hoe zijn de onderdelen van dat proces op elkaar afgestemd? Wat loopt al goed en wat kan beter?

Een deel van de informatie is ons aangereikt vanuit de gemeente. Een ander deel hebben we aangevuld door middel van een interview ronde met diverse betrokkenen, vanuit verschillende afdelingen en met verschillende functies binnen het bomenbeheer.”

Heldere inzichten

De scan heeft heldere inzichten opgeleverd. In de rapportage zijn die ook overzichtelijk in beeld gebracht. Ieder element kreeg een eigen hoofdstuk, met een eigen kleurcode. Beginnend met een schematische samenvatting, waarbij voor ieder onderzocht aspect is weergegeven of het goed gaat (groen), aandacht verdient (geel) of verbetering nodig heeft (rood). Per element gevolgd door een uitgebreide toelichting. De rapportage besluit met gericht advies, ook hier met een heldere managementsamenvatting die de adviespunten in één oogopslag samenvat. Per element zijn er 3 gerichte aanbevelingen, waarbij de prioriteit, de impact en de complexiteit van de aanbeveling afzonderlijk zijn weergegeven.

“Op de zaken die niet complex zijn maar wel een grote impact hebben kan de gemeente meteen doorpakken”, zegt Rick. “Voor zaken die urgent zijn, maar ook complex kan een plan gemaakt worden voor verbetering. Uit de laatste gesprekken merken we dat daar binnen de gemeente echt goed naar gekeken en gehandeld wordt. We hebben geen rapport geschreven dat in een la verdwijnt, maar een écht bruikbaar handvat om gemeente breed de basis van het bomenbeheer op orde te brengen.”

voorbeeldweergave van optimalisatiescan

Mooi en bruikbaar product

“Voor Bomenwacht is het de eerste keer dat we onze ideeën over Strategisch Bomenbeheer op deze manier hebben toegepast”, geeft Rick aan. “Soms was het zoeken, maar ik geloof dat we tot een mooi en zeer bruikbaar product zijn gekomen. Daarmee ligt er een goed kader dat we in andere gemeenten kunnen herhalen. We zullen dat onze nieuwe klanten ook zeker aanraden, als handvat om te laten zien waar ze staan en wat ze kunnen verbeteren.

Als je op integraal niveau kijkt naar je bomenbeheer, alle aspecten een plaats geeft en zo zorgt dat je basis op orde is, kun je losse eindjes vastknopen en komen tot een geolied proces. Dát is uiteindelijk de kern van Strategisch Bomenbeheer.”

• 1. Actuele en betrouwbare data
  Data is de basis waarop het moderne bomenbeheer draait. Met complete, actuele en betrouwbare boomdata kan sneller en efficiënter geschakeld worden op lopende processen. Goede boomdata stelt een gemeente in staat om de juiste keuzes te maken en helpt met de communicatie over de doelen en resultaten.
• 2. Strategie, tactiek en operationele uitvoering
  Duidelijke doelen op strategisch niveau zorgen voor heldere opdrachten voor het gehele bomenbeheer. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat er voldoende beschikbare middelen komen om de doelen te bereiken.
• 3. Heldere processtappen en rol- en taakverdeling
  Een duidelijke rol- en taakverdeling en heldere processen zorgen ervoor dat alle facetten van het bomenbeheer belegd en verbonden zijn en soepel samenwerken. Dit voorkomt verspilling van tijd, geld en energie, waardoor samenwerken leuk wordt en doelen behaald kunnen worden.
• 4. Toepasbare instrumenten
  Elke boombeheerder heeft op zijn taak afgestemde instrumenten nodig. Instrumenten die in samenhang met elkaar functioneren. Wanneer instrumenten zijn afgestemd neemt efficiëntie en werkplezier toe.