Wat hebben een kleine 600 rijplaten, 150.000 bezoekers en een stadspark uit 1584 met elkaar gemeen? Het antwoord: Bevrijdingspop in Haarlem.

Het festival Bevrijdingspop wordt al sinds 1980 georganiseerd in het Florapark, het Frederikspark en op het Vlooienveld in de Haarlemmerhout. De bezoekers herdenken met dit festival onze vrijheid. Heel veel mensen genieten op 4 en 5 mei in een mooie omgeving van verschillende optredens en activiteiten. En het is ook juist deze omgeving met zijn oude, volwassen bomen en grasvlaktes die voor sfeer zorgt. Maar niet alleen dit jaar, ook volgend jaar en het liefst nog vele jaren daarna wil de gemeente Haarlem ‘De Hout’ in de staat behouden zoals die nu is. En niet alleen om ervan te genieten tijdens festivals, nee, ook als er geen festivals zijn.

Veel gemeenten lopen tegen problemen aan die horen bij het intensieve gebruik van stadsparken. Een bevrijdingsfestival organiseren in een park uit 1584 is hier een goed voorbeeld van. Hoe zorg je ervoor dat bezoekers veilig kunnen genieten van Bevrijdingspop én dat de bomen er zo min mogelijk last van hebben? Het inzetten van een vaktechnisch toezichthouder tijdens de op- en afbouw van het festival is het juiste antwoord. En vergeet vooral ook niet het toezicht en de begeleiding tijdens het festival zelf.

Schade voorkomen

“Toezicht in de vorm die Bomenwacht Nederland aanbiedt maken wij nergens anders mee”, zegt Marieke van de Kraats. Zij is betrokken bij de organisatie van het bevrijdingsfestival. “Vaak heb je een voor- en een naschouw, en dat is het dan. Op zich een goede methode om inzichtelijk te maken wat een festival met een locatie doet. Het nadeel is alleen dat schades en problemen pas achteraf zichtbaar worden. Het enige wat je dan nog kunt doen, is de schade herstellen. Dit wordt anders met de aanwezigheid van een toezichthouder tijdens het gehele proces. Schade en problemen kunnen snel gesignaleerd of zelfs voorkomen worden.”

Jaco Houweling, toezichthouder bij Bomenwacht Nederland, legt uit hoe het werkt. “In het ideale plaatje inventariseren we eerst de aanwezige bomen en (groen)voorzieningen. Op basis hiervan maken we daarna een inrichtingsontwerp en een werkplan. Zijn alle betrokkenen het eens over het ontwerp en het werkplan, dan worden er duidelijke afspraken gemaakt in de vorm van overeenkomsten met gedetailleerde tekeningen. Dit dient als uitgangspunt voor alle betrokkenen. Het is de ideale situatie, zoals gezegd. Maar niet alles is te voorzien: regent het weken achter elkaar of is het prachtig weer? Komen er veel of weinig bezoekers? Zijn de verschillende onderdelen zoals aggregaten, tenten, en al aanwezige bomen op schaal in het ontwerp getekend, of blijken de afmetingen toch anders? En juist dan heeft een toezichthouder die vooral praktisch inzicht heeft, een toegevoegde waarde.”

Niet te dicht op de wortelkluiten

Een concreet voorbeeld is het leggen van de rijplaten. Jaco Houweling: “Dankzij de rijplaten kan schade aan het gras of de paden worden voorkomen. Maar over die rijplaten rijden ook zware vrachtwagens. Best een zware belasting voor een boom die er soms al honderd jaar staat. Een te zware belasting op de wortelkluit kan al in een paar minuten tijd onherstelbare schade toebrengen. De rijplaten moeten dus niet te dicht op de wortelkluiten van de bomen liggen. Vooraf is van elke rijplaat – en dat zijn er bijna 600 – op tekening aangegeven wat zijn locatie is. Op deze tekening staan ook de bomen aangegeven. Wat de stamdiameter is van deze bomen, is niet af te lezen. Finetuning ter plaatse is dus nodig. Met alle verkregen informatie krijgen alle rijplaten uiteindelijk een goede plek. Zo beschermen ze het gras en de paden zo goed mogelijk én liggen ze ver genoeg van de stam en de wortelkluit, zodat vrachtwagens er probleemloos overheen kunnen rijden.”

Hoe goed je het van te voren allemaal bedenkt, tijdens het gehele proces van op- en afbouw komen er altijd weer punten naar voren die afstemming nodig hebben. Of, zoals Marieke van de Kraats het kort samenvat: “Het belangrijkste is dat je blijft communiceren, uiteindelijk staat of valt alles toch met de samenwerking van alle partijen.”